Humanoo

Gemeinsam mit Humanoo haben wir  umfassende Full-Funnel-Optimierung umgesetzt, die nicht nur die CRM-Struktur neu definierte, sondern auch die Automatisierung zentraler Prozesse wie Vertragsverlängerungen und Abrechnung ermöglicht hat. Dies führte zu effizienteren Abläufen, besserer Datenqualität und einer nahtlosen Zusammenarbeit zwischen dem Customer Success und Finance Team.

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Um dies zu meistern, waren drei konkrete Schritte notwendig.

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Schritt 1: Full-Funnel-Redesign in HubSpot

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• Buyer Journey Mapping: In enger Zusammenarbeit mit dem Sales- & Marketing-Teams visualisierten wir den gesamten Sales Funnels in Miro und identifizierten so Bottlenecks sowie Lead-Drop-offs.
• Abbildung von Revenue-Flows und GTM-Motions im CRM: Einen weiteren zentralen Teil des Redesigns stellte die Analyse aller Revenue Streams – darunter Direct Sales, Partnerships und Reseller Sales – sowie die Definition, wie diese in HubSpot repräsentiert werden sollen, dar.
• Optimierung der CRM-Datenstruktur: Wir überarbeiteten die CRM-Struktur, indem wir klare Lifecycle-Stages und Lead-Status definierten. Dies stellte sicher, dass jeder Prospect und Kunde korrekt erfasst wurde und die Revenue Flows den entsprechenden Stages der Customer Journey zugeordnet werden konnten.
• Datenbereinigung und Standardisierung: Das Bereinigen und Standardisieren der bestehenden Daten war ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass alle Teams mit einer konsistenten und akkuraten Datenbasis arbeiten.
• Einführung von Automatisierungen: Um Skalierbarkeit sicherzustellen, haben wir Workflows implementiert, die eine effiziente Lead-Bearbeitung, automatische Aufgabenverteilung und die Vermeidung verpasster Opportunities gewährleisten.
• Bereitstellung von Schulungen & Dokumentationen: Zusätzlich stellten wir dem Humanoo-Team Schulungen und Dokumentationen bereit, um eine nachhaltige Nutzung der neuen Tools sicherzustellen und die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Sales zu stärken.

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Schritt 2: Automatisierung von Renewals und Abonnements

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Renewals und Subscriptions sind entscheidend für den Erfolg eines jeden SaaS-Unternehmens. Um diese Prozesse effizienter zu gestalten, setzten wir auf Automatisierung und klare Standards, um Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.

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• Automatisierung von Renewals in HubSpot: Mithilfe von Workflows und individuellem Code automatisierten wir Renewal Deals basierend auf den Vertragsbedingungen. Das System erstellt automatisch Renewal Deals, weist sie dem richtigen Teammitglied zu und setzt Erinnerungen für Follow-ups. So wird sichergestellt, dass keine Renewals übersehen werden.
• Standardisierung der Vertragsparameter: Wir definierten klare Standards für Vertragslaufzeiten, Abrechnungsintervalle und Renewal-Bedingungen. Auch komplexe Szenarien wie Preiserhöhungen, Wachstumspläne und verschiedene Vertragsarten wurden berücksichtigt und in die Automationslogik integriert.
• Verbesserung des Subscription Managements: Alle Abonnementdetails – von Start- und Enddaten bis hin zu Preismodellen und Sonderkonditionen – wurden im CRM erfasst, was sowohl das Management erleichtert, als auch wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten bietet.

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Durch die Automatisierung können sich die Customer Success Teams nun stärker auf Kundenbeziehungen anstatt auf administrative Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig erhalten Kunden nun rechtzeitig präzise Informationen zu ihren Renewals, was ihre Erfahrung positiv beeinflusst und die Retention Rates steigert.

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Schritt 3: Optimierung der Zusammenarbeit zwischen CS und Finance

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• Definition relevanter Datenpunkte: Wir identifizierten alle für die Rechnungsstellung erforderlichen Datenpunkte und stellten sicher, dass das CS-Team diese während der Kundeninteraktionen vollständig erfasst.
• Automatisierte Benachrichtigungen: In HubSpot wurden automatisierte Trigger eingerichtet, die das Finance-Team informieren, sobald Deals bestimmte Stufen erreichen oder spezifische Kriterien erfüllt sind. Dadurch entfielen manuelle Übergaben und Verzögerungen wurden reduziert.
• Integration mit Easybill: Wir integrierten HubSpot mit Easybill über Make.com, sodass Rechnungen automatisch erstellt wurden, indem die relevanten Daten direkt aus dem CRM übernommen wurden.
• Validierungs- und Prüfprozesse: Es wurden mehrstufige Vertragsprüfungen sowie Validierungsregeln im CRM implementiert, um fehlerhafte oder unvollständige Daten proaktiv zu vermeiden.

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Der Prozessanpassungen verbessern die Rechnungsstellung sowie Datenqualität und sorgen für pünktliche Abrechnungen, was sowohl den Cashflow als auch die Kundenzufriedenheit erhöht.