Clockodo

Um die Herausforderungen von Clockodo zu bewältigen, implementierte YOYABA folgende drei Lösungen:

1. Neue systemische Abbildung der Customer Journey von Clockodo

Wir begannen mit einer intensiven Überprüfung des CRMs und der integrierten Systeme von Clockodo. Auch bildeten wir gemeinsam die Customer Journey in Miro ab, um Schwachstellen und blinde Flecken zu identifizieren. Basierend auf unseren Best Practices aus 25 Accounts, für die wir Hubspot verwalten und optimieren, entwarfen wir für Clockodo eine detailliertere, trennschärfere Customer Journey, die bisher ungenutzte Hubspot-Felder wie Lead-Status integriert. 

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Clockodo arbeitet mit einer Mix-Motion: Das heißt, Kunden können die Software entweder selbstständig, komplett losgelöst vom Vertriebsteam testen und kaufen oder bei Bedarf in der Testphase von Clockodos Vertriebsteam begleitet und unterstützt werden. 

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Um Clockodos Prozesse genau abzubilden, führten wir ein Grading zur Einstufung von Interessent:innen ein. Dieses Grading legt fest, ob eine Testanmeldung zur proaktiven Bearbeitung an den Vertrieb weitergeleitet wird oder nur für reaktive Verkaufsaktivitäten vorgemerkt bleibt.

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Ein wichtiges Ziel war es, die Conversion Rates von Anmeldungen zu zahlenden Kunden zu verfolgen. Um dies zu ermöglichen, implementierten wir benutzerdefinierte Zeitstempel-Eigenschaften in HubSpot, die eine kohortenbasierte Analyse der Conversion Rates ermöglichen.

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Die Umstellung auf das neue System erforderte einen sorgfältigen Umgang mit den vorhandenen Daten. Wir führten mehrere Trockenläufe durch, um den Übergang zu simulieren, und iterierten an Falldefinitionen und Filtern, bevor wir die endgültige Implementierung vornahmen. Auf diese Weise wurde eine nahtlose Integration sowohl vorhandener als auch zuvor nicht verfügbarer Daten in die neu definierte Struktur sichergestellt.

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‍2. Entwicklung eines hybriden Attributionsmodells

Um die Attributionsmöglichkeiten von Clockodo zu verbessern, haben wir in HubSpot ein robustes hybrides Attributionsmodell implementiert. Dieses Modell vereint softwarebasierte und von Nutzern berichtete Attribution.

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Zunächst haben wir die Go-to-Market-Strategien von Clockodo identifiziert. Wir katalogisierten alle Marketingkanäle und Eintrittspunkte für potenzielle Kunden und erstellten dann ein standardisiertes UTM-Parameter-Framework. Dieses Framework ordnet UTM- und Referrer-Daten aus Web-Tracking- und Offline-Quellen präzise in breitere Kategorien ein.

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Um Daten für Berichte verfügbar zu machen, erstellten wir benutzerdefinierte Datenpunkte in HubSpot. Diese werden nun über speziell geschriebene Webtracking-Scripts gefüllt und in HubSpot mit über 15 Workflows behandelt, die eine korrekte Handhabung über alle Objekte hinweg sicherstellen.

3. Synchronisierung der Clockodo-App mit HubSpot

Die Synchronisierung von der Clockodo-App mit HubSpot war die komplizierteste Aufgabe des Projekts. Die Unterschiede in den Datenstrukturen erforderten eine sorgfältige Prüfung verschiedener Szenarien, um die richtigen Datensätze für die Synchronisierung zu bestimmen. So führen beispielsweise mehrere Benutzeranmeldungen desselben Unternehmens in der Clockodo-App zu mehreren Datenbankeinträgen, während in HubSpot Kontakte desselben Unternehmens automatisch über E-Mail-Domänen mit demselben Unternehmen verknüpft werden. 

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Wir arbeiteten eng mit dem Entwicklungsteam von Clockodo zusammen, um die Logik zu entwerfen, die für die anfängliche und fortlaufende Synchronisierung erforderlich ist. Die erste Synchronisierung der gesamten App-Datenbank mit HubSpot war eine besondere Herausforderung. Um das Risiko von Synchronisationsfehlern zu minimieren, entwickelten wir eine umfassende Logik für den Datenabgleich zwischen HubSpot und der App in einer kontrollierten Umgebung, die es uns ermöglichte, die Ergebnisse der Synchronisation vor der Inbetriebnahme zu überprüfen.

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Sobald die Synchronisierung funktionierte, erweiterten wir sie um zusätzliche umsatz- und kundenbeziehungsrelevante Datenpunkte aus der App, wie z. B. „aktuelle MRR“, „Cost per Seat“ und „bevorstehendes Kündigungsdatum“.